Khi nhà đầu tư thuê nhà xưởng RBF phục vụ sản xuất, hoạt động fitout là giai đoạn gần như bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa xác định đúng phạm vi cần xin phép, dẫn đến hồ sơ bị trả lại, chậm tiến độ hoặc phải tháo dỡ thi công đã hoàn thành. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần hiểu rõ ba nhóm thủ tục có thể phát sinh: Giấy phép xây dựng cải tạo, thẩm duyệt PCCC và chấp thuận cải tạo của KCN.
1. Fitout nhà xưởng RBF có phải xin phép không?
Việc fitout nhà xưởng cho thuê không phải lúc nào cũng cần xin Giấy phép xây dựng, nhưng gần như luôn phải được KCN/landlord chấp thuận. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba mảng thủ tục:
Giấy phép xây dựng cải tạo được yêu cầu khi cải tạo làm thay đổi kết cấu chịu lực như đục sàn, cắt dầm, làm tầng lửng hoặc bố trí máy vượt tải trọng thiết kế. Đây là thủ tục bắt buộc do cơ quan quản lý xây dựng cấp phép.
Thẩm duyệt điều chỉnh PCCC áp dụng khi thay đổi layout, chỉnh sprinkler, di dời đầu báo hoặc ảnh hưởng lối thoát nạn. Thủ tục này hoàn toàn độc lập với Giấy phép xây dựng.
Chấp thuận cải tạo của KCN/landlord được yêu cầu đối với các thay đổi ảnh hưởng đến hệ thống kỹ thuật chung, bao che, môi trường hoặc an toàn vận hành.
2. Các trường hợp thường phải xin phép cải tạo/ fitout nhà xưởng
Dù mỗi dự án có đặc thù khác nhau, bốn nhóm hạng mục sau đây gần như luôn phát sinh thủ tục xin phép:
2.1. Hạng mục ảnh hưởng kết cấu
- BẮT BUỘC xin Giấy phép xây dựng cải tạo
- Đồng thời phải có chấp thuận của landlord/KCN
Các hạng mục làm thay đổi kết cấu chịu lực của nhà xưởng đều thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Xây dựng. Việc đục mở sàn, cắt tường chịu lực, làm tầng lửng hoặc đặt máy có tải trọng vượt thiết kế đều làm thay đổi trạng thái ổn định của công trình, vì vậy bắt buộc phải xin Giấy phép xây dựng cải tạo trước khi thi công. Bên cạnh đó, do các hạng mục này ảnh hưởng trực tiếp đến công trình thuê lại, doanh nghiệp cũng phải có văn bản chấp thuận của landlord/KCN.
Ví dụ thường gặp:
- Mở lỗ xuyên sàn, xuyên tường chịu lực.
- Thi công tầng lửng, sàn phụ, kết cấu treo lớn.
- Lắp đặt máy móc tải trọng lớn cần gia cường nền, dầm.
2.2. Hạng mục ảnh hưởng hệ thống PCCC
- BẮT BUỘC làm thủ tục thẩm duyệt hoặc thẩm duyệt điều chỉnh PCCC
- Đồng thời phải có chấp thuận của landlord/KCN
- Xin giấy phép xây dựng nếu tác động đến kết cấu chịu lực
Những thay đổi tác động đến sprinkler, đầu báo hoặc thoát nạn luôn phải làm thủ tục thẩm duyệt điều chỉnh PCCC hoặc thông báo sửa đổi nhỏ tùy mức độ. Thay đổi layout là nguyên nhân phổ biến nhất khiến vùng bao phủ sprinkler không đạt tiêu chuẩn, hoặc tạo hướng thoát nạn không còn phù hợp.
Những thay đổi thường phải điều chỉnh hệ thống PCCC gồm:
- Dời hoặc bổ sung sprinkler, đầu báo, đầu phun.
- Thay đổi vị trí vách ngăn hoặc layout ảnh hưởng vùng bao phủ.
- Điều chỉnh lối thoát hiểm, hành lang thoát nạn.
2.3. Hạng mục thay đổi hệ thống MEP
- Xin chấp thuận landlord/KCN
- Có thể kèm thẩm duyệt PCCC nếu ảnh hưởng PCCC
- Thông thường không cần Giấy phép xây dựng
Các thay đổi về điện, nước, thông gió và điều hòa thường không cần xin Giấy phép xây dựng, nhưng luôn phải được KCN phê duyệt do ảnh hưởng trực tiếp đến hạ tầng chung. Khi tăng tải điện, tăng tải lạnh, thay đổi tủ điện hoặc lắp đặt HVAC quy mô lớn, doanh nghiệp cần nộp đầy đủ thuyết minh và tính toán kỹ thuật.
Lưu ý rằng việc lắp thêm điều hòa cục bộ nhỏ thường chỉ cần xin chấp thuận KCN, nhưng vẫn phải đánh giá tải điện và thoát nước ngưng để đảm bảo không ảnh hưởng PCCC và vận hành nhà xưởng.
2.4. Hạng mục liên quan môi trường
- Xin chấp thuận landlord/KCN
- Điều chỉnh hồ sơ môi trường (nếu phát sinh)
Nếu hoạt động fitout làm phát sinh khí thải, hơi dung môi, nước thải hoặc nguồn ồn – rung vượt chuẩn, doanh nghiệp cần điều chỉnh hồ sơ môi trường hoặc nộp giải trình công nghệ. Đây là nhóm thay đổi thường bị bỏ sót nhưng lại dễ khiến hồ sơ bị trả lại.
2.5. Hạng mục ảnh hưởng an toàn – vận hành chung
- Xin chấp thuận landlord/KCN
Một số hạng mục không tác động đến kết cấu hay PCCC nhưng vẫn ảnh hưởng an toàn, ví dụ che chắn thu hẹp lối thoát hiểm hoặc sử dụng biện pháp thi công nguy hiểm thì vẫn cần xin chấp thuận của landlord/KCN.
3. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
Tùy phạm vi cải tạo, hồ sơ dưới đây được sử dụng để xin chấp thuận cải tạo của landlord/KCN, và làm căn cứ lập hồ sơ xin Giấy phép xây dựng cải tạo hoặc thẩm duyệt điều chỉnh PCCC (nếu phát sinh).
Trên thực tế, landlord/KCN thường là đơn vị xem xét đầu tiên; sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp mới tiếp tục nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý nhà nước tương ứng.
Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị song song hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ pháp lý, tránh tình trạng phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần khi chuyển sang bước xin phép tiếp theo.
3.1. Hồ sơ xin chấp thuận landlord/KCN
Bộ hồ sơ này dùng để landlord/KCN kiểm soát các tác động đến hạ tầng chung, an toàn vận hành, PCCC và môi trường trước khi cho phép thi công.
Hồ sơ kỹ thuật
- Bản vẽ hiện trạng và bản vẽ fitout đề xuất (layout, mặt bằng bố trí thiết bị, tuyến ống/cáp chính).
- Thuyết minh kỹ thuật và tính toán MEP cho các hạng mục thay đổi.
- Tính toán tải điện, tải lạnh, lưu lượng gió, cấp thoát nước.
- Phương án tổ chức thi công và biện pháp an toàn (nếu KCN yêu cầu hoặc thi công có rủi ro cao).
- Phương án đảm bảo PCCC khi thay đổi layout (để làm căn cứ xác định có phải thẩm duyệt điều chỉnh hay không).
Hồ sơ pháp lý
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Hợp đồng thuê nhà xưởng.
- Các biểu mẫu/đơn theo quy định của KCN (nếu có).
- Hồ sơ môi trường hoặc giải trình công nghệ (nếu phát sinh khí thải, dung môi, hóa chất, tăng nước thải).
3.2. Hồ sơ xin Giấy phép xây dựng cải tạo (chỉ áp dụng khi can thiệp kết cấu chịu lực/kiến trúc)
Nếu fitout có hạng mục thuộc diện phải xin GPXD cải tạo, doanh nghiệp cần một bộ hồ sơ xây dựng riêng. Bộ này thường do đơn vị thiết kế có năng lực lập và được chủ sở hữu công trình (landlord) phối hợp cung cấp giấy tờ pháp lý của nhà xưởng.
Thành phần hồ sơ thường cần có (tùy địa phương)
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép xây dựng cải tạo (đứng tên chủ sở hữu hoặc theo ủy quyền).
- Văn bản chấp thuận/ủy quyền của chủ sở hữu công trình cho phép thực hiện thủ tục xin phép.
- Hồ sơ pháp lý công trình hiện hữu (tài liệu chứng minh công trình xây hợp pháp: GPXD/hoàn công/biên bản nghiệm thu… tùy cái landlord có).
- Bộ bản vẽ thiết kế cải tạo theo bộ môn xây dựng (kiến trúc/kết cấu) thể hiện rõ phần cải tạo và phần giữ nguyên.
- Thuyết minh thiết kế và tính toán kết cấu (nếu có can thiệp kết cấu chịu lực, tầng lửng, gia cường, treo tải lớn).
Lưu ý: Hồ sơ MEP trong mục 3.1 không thay thế cho hồ sơ xin GPXD. MEP chỉ là phần phối hợp, còn GPXD tập trung vào thay đổi kiến trúc/kết cấu và tính an toàn công trình.
3.3. Hồ sơ thẩm duyệt điều chỉnh PCCC (Áp dụng khi fitout làm thay đổi hệ thống PCCC hoặc tổ chức thoát nạn)
Hồ sơ thẩm duyệt điều chỉnh PCCC được lập khi phương án fitout làm thay đổi bất kỳ yếu tố nào liên quan đến an toàn cháy nổ hoặc thoát nạn so với hồ sơ PCCC đã được phê duyệt trước đó của nhà xưởng. Đây là thủ tục bắt buộc theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP và độc lập với Giấy phép xây dựng cải tạo.
Trên thực tế, bộ hồ sơ này luôn được phát triển từ hồ sơ kỹ thuật đã trình landlord/KCN, nhưng cần được chuẩn hóa lại theo biểu mẫu và yêu cầu riêng của cơ quan Cảnh sát PCCC.
Lưu ý: Nếu chỉ thay đổi thiết bị sản xuất nhưng không ảnh hưởng đến layout, PCCC và thoát nạn thì thường không phải thẩm duyệt lại, nhưng phải được đánh giá kỹ trên bản vẽ.
4. Thẩm duyệt PCCC: bước dễ phát sinh chi phí
Việc thay đổi hệ thống PCCC thường kéo theo chi phí đáng kể. Doanh nghiệp có thể phải thay đổi lại toàn bộ sprinkler, lập trình lại hệ thống báo cháy hoặc điều chỉnh phương án thoát nạn. Một số ngành còn phải sử dụng hệ thống chữa cháy khí (clean agent) thay cho nước. Nếu đánh giá không chính xác từ đầu, chi phí điều chỉnh PCCC có thể lớn hơn nhiều so với chi phí fitout ban đầu.
5. Vì sao cần xác định phạm vi xin phép ngay từ đầu?
Việc hiểu sai phạm vi xin phép hoặc chuẩn bị thiếu hồ sơ có thể khiến hồ sơ bị trả lại nhiều lần, kéo dài 1–2 tháng và ảnh hưởng trực tiếp tiến độ thi công, kế hoạch sản xuất. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đã thi công phải tháo dỡ và làm lại theo yêu cầu của KCN hoặc cơ quan chức năng, gây phát sinh chi phí lớn về MEP và PCCC. Giải pháp hiệu quả nhất là đánh giá phạm vi xin phép ngay từ giai đoạn concept, xác định hạng mục nào cần xin Giấy phép xây dựng, hạng mục nào cần thẩm duyệt PCCC và phần nào chỉ cần chấp thuận của KCN.
Xem thêm: Những lưu ý khi lắp đặt hệ thống điện trong fit-out nhà xưởng cho thuê
Xem thêm: Những thay đổi quan trọng về fitout nhà xưởng 2025
